W poniższym artykule odpowiemy na pytanie „Jak uniknąć przeinwestowania przy wdrażaniu systemu ERP”. Omówimy to zagadnienie na podstawie wdrożenia systemu ERP u klienta z branży meblarskiej. Przedstawimy także definicje i przykłady rozwiązań naszych ekspertów z Arena Digital. Poruszymy także kwestię analizy przedwdrożeniowej i doboru optymalnego zakresu wdrożenia.
System ERP – co to takiego?
System ERP (z ang. Enterprise Resources Planning) daje możliwość kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem. Oprogramowanie pomaga w „planowaniu zasobów” w wielu obszarach biznesu tj.: księgowości, kadr, finansów, sprzedaży, magazynów, zaopatrzenia, produkcji itd. Dobrze dobrany i prawidłowo wdrożony system to kluczowe narzędzie dostarczające wiarygodnych danych, na których można budować sukces firmy.
Po co wdrażać nowszy system ERP?
Powodów, dla których decydujemy się na wdrożenie nowego systemu ERP jest wiele, nie raz słyszeliśmy „musimy wybrać mądrze, bo to inwestycja na lata”. To prawda.
Ważne jest, by do tego podejść racjonalnie i z uważnością. Musimy mieć na uwadze, że wdrożenie nie jest celem samym w sobie. Nawet najlepszy system nie niesie ze sobą żadnej wartości, jest tylko środkiem do osiągnięcia celu. Jest narzędziem, które pomoże uporządkować procesy, zmniejszyć ilość błędów. Dobrze wdrożony system pozwoli optymalnie wykorzystać kompetencje pracowników i dostarczy wartościowe raporty. Jeśli nie określimy celu wdrożenia, bardzo łatwo jest przeinwestować. W najbliższych publikacjach opowiem o kilku dobrych praktykach na bazie doświadczenia z wdrożenia naszego klienta z branży meblarskiej. Pokażą one kwestie, na które warto zwracać uwagę, aby wartość biznesowa inwestycji była na jak najwyższym poziomie.
Do czego może doprowadzić brak analizy w harmonogramie wdrożenia?
Przeinwestowanie często wynika ze zbyt płytko przeprowadzonej analizy potrzeb biznesowych. Podczas ostatniego wdrożenia u klienta w branży meblarskiej o mało nie daliśmy złapać się w pułapkę…
Przeprowadzając wywiady z pracownikami działu zamówień i magazynu przygotowaliśmy schemat workflow (obiegu dokumentów) mający 25 kroków i 7 akceptantów. Począwszy od zapotrzebowania, poprzez zamówienie do zaewidencjonowania dostawy. Podczas tych procesów ilości zamawianych surowców mogły zmieniać się nawet czterokrotnie! Dzięki dociekliwości eksperta Arena Digital wykryliśmy niezgodności. Pomiędzy działami istniał konflikt. Przed wdrożeniem systemu dział zamówień nie miał dostępu do bieżących stanów magazynowych, co skutkowało powielaniem wielkości zamówień 2 razy w miesiącu. Natomiast magazynierzy nie mieli gdzie upychać tak dużych dostaw i robili zwroty. Oba zespoły miały swoje potrzeby, swoje problemy. Zabrakło danych i odpowiedniego ustawienia systemów. Dzięki zastosowaniu odpowiedniego obiegu dokumentów udało się nam ograniczyć koszty składowania surowców, transportu i zbędnych działań obu zespołów.
15 lat w branży pozwoliło mi, docenić odpowiednio przeprowadzoną analizę i korzyści jakie z niej płyną. Duża cześć klientów podczas negocjowania oferty najchętniej wykreśliłaby analizę z planu wdrożenia. Faktem jest, że bez zrozumienia potrzeb biznesu dostarczenie optymalnego rozwiązania może być niemożliwe. Nie bez przyczyny mówię o „potrzebach biznesu”, „potrzebach firmy”, „potrzebach organizacji” – to one są kluczowe i trzeba umiejętnie rozpoznać je wśród potrzeb konkretnych pracowników czy działów. Kiedy potrzeby pracowników są spójne z potrzebami firmy mówimy o układzie idealnym, ale rzeczywistość rzadko wygląda tak różowo.
Pełna automatyzacja systemu ERP- czy zawsze warto?
Często firmy chcą zdecydować się na „przeładowane konfiguracje” systemu, myśląc, że im więcej funkcjonalności, tym lepiej. Ważne jest wybranie takiego partnera do wdrożenia, który rozumie, że 100% automatyzacji nie zawsze jest korzystne dla firmy. Dużo efektywniej, a co za tym idzie i taniej jest przygotowanie rozwiązania, która obsłuży 95% przypadków. Warto zdać sobie sprawę, że często przygotowanie automatyzacji dla tych 5% będzie nawet 3 razy bardziej czasochłonne niż dla pozostałych 95%. Szczególnie, gdy w skali miesiąca te 5% przyniesie nam zysk niespełna 15 minut. Dodatkowo niektóre funkcje systemu mogą być zbędne lub marginalne, a ich wdrażanie prowadzi do marnowania zasobów i czasu.
Nasz klient z branży meblarskiej chciał wdrożyć moduł delegacji ze ścieżką akceptacji wyjazdu oraz osobnym procesem rozliczania kosztów delegacji. Po identyfikacji częstotliwości takich przypadków okazało się, że delegacje są rzadkie i występują maksymalnie 2 razy w miesiącu. Zrezygnowaliśmy wspólnie z tego procesu. Jest to idealny przykład jak można uniknąć przeinwestowania w automatyzację.
Zadaniem firmy wdrożeniowej jest identyfikacja głównych obszarów, w których automatyzacja przyniesie największe korzyści. Koncentracja na kluczowych aspektach pozwala na rozwiązania wspierające cele biznesowe firmy.
Dlaczego zaangażowanie całej firmy ma kluczowe znaczenie przy wdrażaniu systemu ERP?
„Pan Prezes ma ważniejsze rzeczy do zrobienia.” Nie zliczę, ile razy słyszałem to zdanie zarówno od konsultantów do spraw wdrożeń jak i od pracowników operacyjnych po stronie klienta. A kto wie więcej o firmie niż osoba zarządzająca? Tu warto pamiętać, że często jest to również osoba, która od podstaw zbudowała dany biznes. Nie można pomijać tak ważnego elementu podczas wdrożenia! Konsultacja z Prezesem zapewni dostarczenie kluczowych korzyści z nowego systemu. Dzięki niej dobierzemy spersonalizowane i wartościowe raporty. To właśnie zarząd wie czego potrzebuje, aby podejmować trafne decyzje. Eksperci Arena Digital proponują, doradzają i pokazują, jakie wartościowe dane można uzyskać z systemu. Pamiętajmy jednak, że to właśnie zarząd ma szeroką perspektywę, określa kierunki rozwoju i kluczowe cele firmy.
Prezes z branży meblarskiej znalazł czas na rozmowę z nami. Zaprezentowanie możliwości systemu pokazało mu potencjał nowych raportów i otworzyło nowe perspektywy. Prezes zlecił nam przygotowanie dedykowanych raportów. Dotyczyły one logistyki magazynowej. Na ich podstawie podjęto kluczowe decyzje, które miały wpływ na skrócenie czasu składowania zarówno surowców jak i wytworów gotowych. W krótkim czasie przyniosło to zmniejszenie kosztów magazynowania oraz wyraźnie odbiło się na marży. Kolejnymi raportami, które pozwoliły na efektywniejsze działania były: „10 produktów z najwyższą marżą” oraz „10 najczęściej sprzedawanych produktów”. Zestawienie tych dwóch raportów pozwoliło wytypować nowe „bestsellery” wśród produktów i zaplanować długoterminowe kampanie sprzedażowe.
Kolejnym sukcesem tej rozmowy było zidentyfikowanie planów ekspansji. Pan Prezes przedstawił zespołowi Arena Digital plany rozwoju firmy. Prawdopodobnie potrzeba aplikacji mobilnej do obsługi logistyki magazynowej zostałaby niezauważona, gdyby nie ta krótka rozmowa. Takie zaniechanie stanowiłoby istotny czynnik blokujący uzyskanie wymaganej produktywności. Konsultacja z osobami zarządzającymi ma zdecydowany wpływ na dobór odpowiedniego systemu EPR.
Wdrożenie systemu ERP
System ERP daje nam szereg sposobów dostosowania do przyszłych, zwiększonych wymagań. Musimy być świadomi potrzeb i możliwości ich zaspokojenia w najbliższym okresie. Jeśli przy wdrożeniu nie rozpoznamy przyszłych potrzeb niezbędna może się okazać zmiana konfiguracji, a nawet całego systemu. A to sprawa jeszcze poważniejsza niż przeinwestowanie.
Jednym z głównych zadań firmy wdrożeniowej jest dzielić się doświadczeniem i wiedzą z klientem. Pokazywać w sposób zrozumiały i szczery różne aspekty procesu. Takie działania zapewnia nie tylko spełnienie oczekiwań, ale wyjście poza nie i przyczynienie się do sukcesu biznesu swoich klientów.
Autor:
Michał Strycki, Digital Manager w Arena Digital.
Michał posiada 15 lat doświadczenia w branży IT. Zajmował się doradztwem w dziedzinie rozwiązań IT dedykowanych dla edukacji i podmiotów publicznych. Jest specjalistą w systemach ERP oraz rozwiązania dedykowanych wspieraniu procesów biznesowych. Pracował także jako koordynator projektów wdrożeniowych. Analizował potrzeby biznesowe w obszarach finansów, logistyki, CRM i work-flow. W swojej pracy skupia się na usprawnieniu i automatyzacji procesów maksymalizując korzyści dla obsługiwanych Partnerów.
