Zgromadzenie wspólników przez Internet

Nowe przepisy dotyczące zdalnego odbywania walnych zgromadzeń

 

Najważniejsze zmiany wprowadzone przez ustawodawcę dotyczą następujących zagadnień:

 

• Zgromadzenie wspólników / walne zgromadzenie może odbyć się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej; o udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób postanawia zwołujący to zgromadzenie (dotychczas wyłącznie wtedy, gdy umowa/statut spółki tak przewidywał);
• W posiedzeniu zarządu lub rady nadzorczej można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość;
• Posiedzenia zarządu i rady nadzorczej mogą być podejmowane na piśmie lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, zaś członkowie rady nadzorczej i zarządu mogą oddawać głosy na piśmie za pośrednictwem innych członków tych organów;
• Te same metody podejmowania uchwał rady nadzorczej mogą być stosowane przy podejmowaniu uchwał dotyczących wyboru przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania, członka zarządu lub odwołania lub zawieszenia tych osób.

 

Zdalne zgromadzenia wspólników – spółka z o.o. a spółka akcyjna

 

W przypadku spółki z o. o. (art. 238 KSH § 3.) zwołanie zgromadzenia wspólników zależy przede wszystkim od organu zwołującego, czyli zarządu. Może zadecydować o formie zgromadzenia tzn. czy odbędzie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Jeżeli z takowej formy skorzysta wówczas do jego obowiązków należy:

1. a) zawiadomić o wybranym sposobie uczestnictwa
2. b) określić tryb wypowiadania się w jego trakcie
3. c) określić sposób wykonywania na nim prawa głosu oraz
4. d) określić, jak należy wnieść sprzeciw od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.

 

Zmianie nie uległy generalne wymogi co do zasad zawiadamiania wspólników w przypadku spółki z o.o. – nadal korzystamy z art. 238 KSH § 1.

„Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.”

W przypadku spółki akcyjnej ustawodawca nie wprowadził takiego wymogu zawiadomienia, gdyż w danym przypadku walne zgromadzenia zwoływane są poprzez ogłoszenia.

 

Pozostałe zasady znajdują podobne zastosowanie dla spółki akcyjnej, przy czym należy zwrócić uwagę na odmienności wynikające z ustawy. W przypadku spółki akcyjnej o możliwości udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołujący zgromadzenie Od spółek publicznych z rozproszonym akcjonariatem wymaga się zapewnienia transmisji obrad w czasie rzeczywistym. Ponadto w kwestii wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu ww. środków komunikacji spółka jest obowiązana przesłać akcjonariuszowi elektroniczne potwierdzenie otrzymania głosu. Nadto należy pamiętać o obowiązujących terminach i zasadach dotyczących informowania o zgromadzeniu.

 

Regulaminowe odbywanie zdalnych posiedzeń organów spółki

 

Aby posiedzenia mogły odbywać się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, spółka zamierzająca korzystać z nowej formy przeprowadzania zgromadzeń, musi przyjąć nowy regulamin, który uwzględnia możliwość skorzystania z takiej formy.

Regulamin ten przyjmuje rada nadzorcza, a w przypadku jej braku (sytuacja spółki z o.o.) wspólnicy spółki. Regulamin ten może być przyjęty w trybie obiegowym lub na posiedzeniu rady nadzorczej odbywającym się w formie zdalnej. W przypadku spółki z o.o. nieposiadającej rady nadzorczej regulamin może być przyjęty uchwała podjętą bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.

Istotnym jest również założenie, iż regulamin ten nie może wprowadzać żadnych wymogów i ograniczeń nie będących niezbędnymi do odpowiedniej identyfikacji wspólnika oraz do zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji zdalnej. Pozbawienie wspólnika możliwości czynnego udziału w zgromadzeniu organu właścicielskiego może bowiem doprowadzić do zaskarżenia uchwały przez wspólnika. Należy mieć na względzie, iż sprzeczności z prawem bądź regulaminem spółki mogą doprowadzić do uchylenia bądź stwierdzenia nieważności podjętych uchwał.

 

Zakres środków porozumiewania

 

Podstawowym założeniem wprowadzenia środków komunikacji elektronicznej w ramach zdalnych posiedzeń/zgromadzeń jest znalezienie przez każdą spółkę balansu między zapewnieniem bezpieczeństwa i pewności komunikacji w czasie telekonferencji przy jednoczesnym zapewnieniu każdemu wspólnikowi prawa do aktywnego udziału. Ustawodawca nie przewiduje ograniczeń w doborze programu / aplikacji / usługi / sprzętu elektronicznego do przeprowadzenia zgromadzenia. Ważne jest jednak (i to już jest wymagane) by była zapewniona komunikacja dwustronna odbywająca się w czasie rzeczywistym umożliwiająca uczestnikowi czynny udział. Dla większości spółek, w których posiedzeniach nie bierze duża liczba uczestników zwykła telekonferencja lub proste aplikacje do wideokonferencji jak Skype / Zoom / Google Meets / Microsoft Teams etc. w zupełności wystarczą. Problem może pojawić się, gdy liczba uczestników będzie znacząca np. kilkadziesiąt i więcej osób – wówczas spółka będąca dużym podmiotem powinna zadbać o odpowiednią platformę do komunikacji i zaplecze techniczne.

 

 

 

 

ZMIANY W KSH DOTYCZĄCE WALNYCH ZGROMADZEŃ

 

W Art. 208 po § 5 dodaje się § 5¹-5³ w brzmieniu:

• 5¹. W posiedzeniu zarządu można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
• 5². Zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
• 5³. Członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

W Art. 222:

1. a) po § 1 dodaje się § 1¹ w brzmieniu:

• 1¹. W posiedzeniu rady nadzorczej można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

1. b) § 3 i 4 otrzymują brzmienie:

• 3. Członkowie rady nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej.
• 4. Rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w trybie określonym w zdaniu pierwszym.,

1. c) uchyla się § 5;

Art. 222.

• 4¹. Rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także w sprawach, dla których umowa spółki przewiduje głosowanie tajne, o ile żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu.

Art. 234¹.

• 1. Udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. O udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, postanawia zwołujący to zgromadzenie.
• 2. Udział w zgromadzeniu wspólników, o którym mowa w § 1, obejmuje w szczególności:

1) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, i

2) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

• 3. Rada nadzorcza, zaś w jej braku wspólnicy, określą w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.

Art. 238 dodaje się § 3 w brzmieniu:

„§ 3. W przypadku, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.”;

W Art. 371 po § 3 dodaje się § 31-33w brzmieniu:

• 3¹. W posiedzeniu zarządu można uczestniczyć również przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki stanowi inaczej; przepis art. 406⁵ § 3 stosuje się odpowiednio.
• 3¹. Zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki stanowi inaczej.
• 3³. Członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu, chyba że statut spółki stanowi inaczej.”;

Art. 388. § 3¹. 

Rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także w sprawach, dla których statut spółki przewiduje głosowanie tajne, o ile żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu.

Art. 406⁵ otrzymuje brzmienie:

Art. 406⁵ § 1. Udział w walnym zgromadzeniu można wziąć również przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że statut spółki stanowi inaczej. O udziale w walnym zgromadzeniu w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, postanawia zwołujący to zgromadzenie.

• 2. Udział w walnym zgromadzeniu, o którym mowa w § 1 obejmuje w szczególności:

1) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w walnym zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad walnego zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad walnego zgromadzenia, i

2) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia.

• 3. Rada nadzorcza określi w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
• 4. Spółka publiczna zapewnia transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym. Nie narusza to obowiązków informacyjnych określonych w przepisach o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych.
• 5. W przypadku wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej spółka niezwłocznie przesyła akcjonariuszowi elektroniczne potwierdzenie otrzymania głosu.
• 6. Na wniosek akcjonariusza, złożony nie później niż po upływie trzech miesięcy od dnia walnego zgromadzenia, spółka przesyła akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi potwierdzenie, że jego głos został prawidłowo zarejestrowany oraz policzony, chyba że takie potwierdzenie zostało przekazane akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi wcześniej.
• 7. W przypadku gdy potwierdzenie, o którym mowa w § 6, otrzyma pośrednik, o którym mowa w art. 68i ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (Dz. U. z 2020 r. poz. 89, 284 i 288) lub podmiot, o którym mowa w art. 68i ust. 2 tej ustawy, niezwłocznie przekazuje on potwierdzenie akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi. Przepis art. 68k ust. 6 tej ustawy stosuje się odpowiednio.”.

 

Autor opracowania: Jakub Bartosiewicz