Zgłosić fakturę, czy tylko ją ukryć? Zgłaszanie faktur scamowych w KSeF

Przygotowany w resorcie finansów Podręcznik KSeF 2.0 zawiera opis możliwych działań podatnika, który podejrzewa otrzymanie za pośrednictwem KSeF tzw. faktury scamowej. Bezpośrednio po uruchomieniu środowiska demonstracyjnego i na kilka miesięcy przed wejściem w życie obowiązku fakturowania w KSeF warto przyjrzeć się temu praktycznemu zagadnieniu, które do tej pory wzbudza wątpliwości polskiego biznesu.

KSeF: ostatni moment na przygotowania

Wejście w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF będzie wyzwaniem dla praktycznie wszystkich działających w Polsce przedsiębiorców. Wiele z tych wyzwań dotyczyć będzie w większym stopniu wybranych sektorów gospodarki pewne problemy pozostają wspólne dla wszystkich podatników. Wśród nich wyróżnia – szeroko dyskutowane i budzące silne emocje – zagadnienie faktur scamowych, które mogą eksponować przedsiębiorców na ryzyko tak na gruncie prawa podatkowego, jak i cywilnego.

W przededniu wprowadzenia obowiązku wystawiania faktur w KSeF warto zatem przyjrzeć się problemowi faktur scamowych, który mogą pojawić się wśród faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przez podatników w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Faktury scamowe w KSeF: problem fałszywych faktur ustrukturyzowanych

Przed przystąpieniem do dalszych rozważań zdefiniujmy pojęcie „faktury scamowej w KSeF”. W żargonie internetowym przez „scam” określa się rodzaj oszustwa polegającego na wzbudzeniu zaufania danej osoby lub organizacji celem wyłudzenia od niej pieniędzy. W warunkach obrotu profesjonalnego – zwłaszcza pomiędzy czynnymi podatnikami VAT – oprócz ryzyka niekorzystnego rozporządzenia mieniem zachodzi także problem rozliczenia podatku od towarów i usług. Do kategorii „faktur scamowych” zaliczamy – dla uproszczenia wywodu – także faktury wystawione omyłkowo, bez woli wyłudzenia środków pieniężnych, na NIP podatnika, który określonych produktów lub usług nie nabył.

Wraz z wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF ryzyko takie może nabrać dodatkowego wymiaru. Zgodnie z obowiązującym z dniem 1 lutego 2026 roku brzmieniem art. 106na ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.). fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, a za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur – w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Należy zaznaczyć, że ustawa nie uzależnia skuteczności „otrzymania faktury ustrukturyzowanej w KSeF” od działania podatnika, na którego NIP taka faktura została wystawiona. Oszukańcza (fałszywa) lub omyłkowa faktura stanie się jednak – jako wprowadzona do KSeF – widoczna dla organów Krajowej Administracji Skarbowej, mogących nadinterpretować jej wystawienie i otrzymanie jako nieprawidłowe działanie podatnika lub – co gorsza – próbę wyłudzenia VAT.

Zgłaszanie faktur scamowych w KSeF (fałszywe faktury w KSeF)

Choć w ramach funkcjonalności KSeF nie przewidziano możliwości odrzucenia przez podatnika faktury ustrukturyzowanej, co do której odbiorca podejrzewa ryzyko pomyłki lub oszustwa, wprowadzone zostało rozwiązanie, które pozwoli istotnie ograniczyć ryzyko związane z otrzymaniem faktury scamowej w KSeF. W opublikowanym przez resort finansów poradniku FAQ, czytamy:

• 29. Czy KSeF przewiduje jakieś mechanizmy przeciwdziałania oszustwom i wystawianiu fałszywych faktur? Tak, system umożliwia zgłaszanie administracji skarbowej faktur, w stosunku do których zachodzi podejrzenie oszustwa. To dodatkowe zabezpieczenie przed nadużyciami.

Rozwinięcie tej myśli znajdziemy w opublikowanym przez Ministerstwo Finansów szczegółowym przewodniku (Podręcznik KseF 2.0. Część III: Dodatkowe funkcjonalności, Stan prawny na dzień: 1 lutego 2026 r., Warszawa, wrzesień 2025 r., s. 58-61). Opisano w nim sposób, w jaki podatnik, który otrzymał fakturę scamową w KSeF może ją zgłosić fiskusowi. Dodajmy: może zgłosić, ponieważ zgłoszenie faktury scamowej w KSeF (w języku fiskusa: zgłoszenie nadużycia”) nie jest obowiązkowe.

Zgłoszenie nadużycia w KSeF: faktury scamowe w Podręczniku KSeF 2.0

Zgodnie z pkt. 7.1. Podręcznika nadużycie dotyczące faktury, czyli fakturę scamową w KSeF,  może zgłosić osoba lub podmiot uprawnieni do dostępu do faktur „w danym kontekście (np. nabywca lub jego pracownik)”.

Autorzy Podręcznika – przyznając, że zgłoszenie faktury nie ma podstawy w przepisach prawa – przedstawili dość szczegółowy katalog sytuacji, w których przedsiębiorca będzie mógł skorzystać z funkcjonalności zgłoszenie nadużycia (zgłoszenia faktury scamowej w KSeF):

• faktura otrzymana jest od podmiotu, z którym dany nabywca nigdy nie współpracował i nie współpracuje,
• brak wystąpienia transakcji udokumentowanej fakturą (nabywca w rzeczywistości nie dokonał żadnego nabycia od podatnika, który występuje na fakturze),
• podatnik podjął próby kontaktu z podmiotem wskazanym na fakturze jako sprzedawca, celem wyjaśnienia zasadności wystawienia faktury (np. telefonicznie, drogą e-mail), która zakończyła się niepowodzeniem, co może sugerować, że podmiot wystawiający fakturę nie jest rzetelny,
• nabywca zweryfikował dane sprzedawcy i okazało się, że nie znajduje on w Wykazie podatników, jak również informacje na jego temat nie są dostępne w ogólnodostępnych bazach dotyczących prowadzenia działalności (np. w CEIDG, KRS itp.),
• w otrzymanej fakturze pojawiają się oczywiste błędy językowe (ortograficzne, składniowe itp.), które sugerują, że faktura została wystawiona przez osobę zagraniczną, nieznającą zasad języka polskiego lub przy jej wystawieniu skorzystano z programów do automatycznego tłumaczenia treści na j. polski,
• na fakturze określono bardzo krótki termin płatności, wymuszający szybkie działania ze strony nabywcy (nieuzgodnione z nim wcześniej, niewynikające z żadnej umowy łączącej strony transakcji wskazane na fakturze),
• w fakturze zawarte są adresy stron internetowych np. z informacją o nadwyżce lub niedoborze w rozliczeniach, wskazujące na wyjątkowo korzystne oferty/ceny bądź odsyłające do pochodzących z niesprawdzonego źródła załączników.

W odniesieniu do katalogu zdarzeń, uzasadniających zgłoszenie nadużycia (zgłoszenie faktury scamowej w KseF) autorzy poczynili jednak istotne zastrzeżenie, które warto przytoczyć tu dosłownie: Wystąpienie pojedynczej przesłanki z ww. katalogu nie oznacza już zasadności dokonania zgłoszenia podejrzenia nadużycia dotyczącego danej faktury (…) Dlatego tak ważna jest analiza co najmniej kilku z wyżej wymienionych przesłanek”. Fikus przestrzega też, że  usługa nie służy do rozwiązywania konfliktów pomiędzy stronami transakcji.

Jak zgłosić fakturę scamową w KSeF?

Zgłoszenie faktury musi zawierać uzasadnienie i dotyczyć każdego przypadku z osobna (zasada: jedna faktura: jedno zgłoszenie). Podręcznik nie wyjaśnia, jak postępować w przypadku masowego wystąpienia faktur scamowych w KSeF. Zgłoszenie faktury będzie rozpoznawane przez Krajową Administrację Skarbową, jednakże bez informowania podatnika o wynikach weryfikacji. Istnieje możliwość wycofania zgłoszenia (przez podmioty uprawnione do zgłoszenia nadużycia).

Ukrycie faktury zakupowej w KSeF

Od zgłoszenia faktury scamowej (zgłoszenia nadużycia należy odróżnić  „usługę” ukrycia faktury zakupowej w KSeF. O ile zgłoszenie nadużycia będzie miało zastosowanie do faktur służących wyłudzeniom, o tyle ukrycie faktury zakupowej znajdzie zastosowanie raczej dla faktur ustrukturyzowanych przesłanych podatnikowi. Przesłanki skorzystania z tego – również nieobowiązkowego – rozwiązania, znajdziemy w Podręczniku KseF 2.0, pkt. 8.2.:

• gdy podatnik otrzymał w KSeF fakturę, która nie dokumentuje rzeczywistej transakcji gospodarczej (faktycznego nabycia) i podatnik oczekuje na wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę „do zera”,
• gdy podatnik otrzymał w KSeF fakturę, w stosunku do której zgłosił podejrzenie oszustwa do administracji i w związku z tym nie ujmuje jej w podatku naliczonym w ewidencji zakupu prowadzonej na cele podatku VAT,
• gdy podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w stosunku do danej transakcji udokumentowanej fakturą (np. przy nabyciu usług noclegowych i gastronomicznych wymienionych w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy),
• gdy wystąpią inne okoliczności, wynikające z potrzeb danego podatnika.

Faktury scamowe i należyta starannośc podatnika VAT

Niezależnie od podnoszonych w debacie publicznej głosów na temat możliwości wykorzystania faktur ustrukturyzowanych w KSeF jako dokumentów handlowych sensu stricto, przedsiębiorcy powinni pamiętać o skutkach zgłoszenia nadużycia lub ukrycia faktury zakupowej w KSeF. Skorzystanie z dostępnych w KseF „usług” nie eliminuje faktury z obrotu ani na gruncie podatkowym, ani cywilnoprawnym. Zgłoszenie faktury scamowej jako nadużycia lub ukrycie faktury zakupowej w KSeF może mieć jednak praktyczne znaczenie dla wykazania należytej staranności podatnika w relacjach z organami podatkowymi, zwłaszcza wobec niedostępności skuteczniejszych środków eliminowania faktury scamowych.

KSeF: od kiedy?

Przypomnijmy, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie kolejne grupy podatników w następujących terminach:

• 1 lutego 2026 r.: przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy,
• 1 stycznia 2027 r. – podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży udokumentowania fakturami nie przekroczyła 10 000 zł.

Wdrożenie KSeF: wsparcie profesjonalistów Arena Advisory

Podczas przeprowadzanych przez Arena Advisory webinariów przekonywaliśmy, że wejście w życie obowiązkowego KSeF oznacza dla firm nie tylko obowiązki, ale także szanse na optymalizację procesów księgowych. Aby osiągnąć te usprawnienia bez ekspozycji na ryzyko podatkowe związane z wystawianiem faktur w KSeF, warto skorzystać ze wsparcia profesjonalistów.

Zachęcamy do zapoznania się z zakresem usług Arena Advisory, obejmującym – oprócz doradztwa przy wdrożeniu KSeF – także inne obszary działalności gospodarczej Państwa firmy: zapraszamy do kontaktu.

Autor publikacji:

Tax Director
Doradca podatkowy

Tomasz Wagner specjalizuje się w podatku VAT oraz obszarach pokrewnych, takich jak CBAM, SUP i system kaucyjny. Doradza największym polskim markom i międzynarodowym grupom kapitałowym, wspierając ich lokalne i transgraniczne projekty. Przygotowuje opinie podatkowe, strukturyzuje schematy biznesowe i łańcuchy dostaw, ustala stawki VAT, uzyskuje interpretacje i WIS, reprezentuje klientów w sprawach o zwrot podatku. Pomaga również w przygotowaniach do nowych regulacji, m.in. KSeF.