Zatwierdzenie sprawozdania finansowego: Co trzeba wiedzieć?

Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego to akceptacja danych o majątku, finansach, a także wynikach firmy za dany rok. Potwierdza ono rzetelność i wiarygodność tych informacji jak również stanowi podstawę do podziału zysku lub pokrycia straty.

Kto jest zobligowany do złożenia sprawozdania finansowego?

Do złożenia sprawozdania finansowego zobligowane są:

1. Jednostki zarejestrowane w KRS. Przekazują sprawozdanie do KRS za pomocą systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości (e-KRS) w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
2. Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych.  Składają sprawozdanie do Szefa KAS za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowego w terminie złożenia zeznania podatkowego.
3. Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), którzy nie są wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, a mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych. Przesyłają sprawozdanie do Szefa KAS za pomocą bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowego w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
4. Spółki cywilne nie muszą przekazywać sprawozdań finansowych ani do Szefa KAS, ani do urzędu skarbowego, ani do KRS.

Kto może zatwierdzić roczne sprawozdanie finansowe?

Roczne sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone przez właściwy organ w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. W zależności od struktury organizacyjnej, organem zatwierdzającym może być:

• właściciel w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej,
• zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością,
• wspólnicy w spółce cywilnej, jawnej, partnerskiej oraz komandytowej,
• walne zgromadzenie w spółce komandytowo-akcyjnej,
• zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy w spółce akcyjnej,
• walne zgromadzenie członków w spółdzielni,
• rada pracownicza w przedsiębiorstwie państwowym, a w braku takowej – organ założycielski.

Zgłoszenie sprawozdania

Zgłoszenie sprawozdania do KRS lub szefa KAS może być dokonane przez:

• kierownika jednostki lub inną osobę fizyczną uprawnioną do reprezentowania jednostki, jeśli jednostka ma wieloosobowy zarząd,
• zawodowego pełnomocnika (np. adwokata, radcę prawnego),
• prokurenta, syndyka, zarządcę w postępowaniu restrukturyzacyjnym lub likwidatora.

Sprawozdanie finansowe musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Niezatwierdzone sprawozdanie – konsekwencje

Niezatwierdzenie sprawozdania finansowego wiąże się z brakiem możliwości dokonania podziału zysku lub pokrycia straty. W takiej sytuacji konieczne staje się dwukrotne złożenie sprawozdania finansowego: po upływie terminu na jego zatwierdzenie (do 15 lipca) oraz po samym zatwierdzeniu, wraz z pozostałymi dokumentami.

Sankcje za niedopełnienie obowiązku złożenia sprawozdania finansowego mogą obejmować:

• nałożenie grzywny na kierownika jednostki (np. członka zarządu) w wysokości od 10 do 720 stawek dziennych,
• karę ograniczenia wolności kierownika jednostki (np. członka zarządu) na okres od miesiąca do 2 lat,
• wszczęcie postępowania przymuszającego,
• rozwiązanie spółki i jej wykreślenie z KRS,
• ustanowienie kuratora.

Pomoc ze strony Areny Advisory

Arena Advisory jako biuro doradcze może pomóc klientom w wielu aspektach związanych z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, w tym:

1. Przygotowanie sprawozdania finansowego – wsparcie w sporządzeniu zgodnego z przepisami sprawozdania finansowego, dostosowanego do wymagań KRS i organów podatkowych.
2. Weryfikacja formalna i merytoryczna – sprawdzenie poprawności i kompletności sprawozdania finansowego przed jego zgłoszeniem.
3. Pomoc w zgłoszeniu sprawozdania – wsparcie w technicznych aspektach składania dokumentacji do KRS.
4. Doradztwo w zakresie zatwierdzenia sprawozdania – pomoc w określeniu właściwego organu zatwierdzającego w zależności od struktury organizacyjnej firmy.
5. Reprezentacja przed organami – pomoc w kontaktach z KRS, urzędami skarbowymi oraz innymi instytucjami nadzorującymi proces zatwierdzenia sprawozdania.
6. Minimalizacja ryzyka konsekwencji – doradztwo dotyczące unikania kar za niezłożenie lub niezatwierdzenie sprawozdania, w tym rekomendacje działań naprawczych.
7. Wsparcie w podziale zysku lub pokryciu straty – doradztwo w zakresie prawidłowego podziału zysków lub decyzji dotyczących pokrycia ewentualnej straty.

Dzięki usługom Arena Advisory klienci mogą mieć pewność, że ich obowiązki sprawozdawcze zostaną spełnione zgodnie z przepisami, a ewentualne ryzyka zostaną zminimalizowane.

Autor:

Accounting Project Manager

Magdalena Senkowska ma 19-letnie doświadczenie zawodowe w księgowości, specjalizując się w optymalizacji procesów, zarządzaniu zespołami księgowymi oraz współpracy z programami księgowymi. Wspierała klientów w controllingu, audytach i wdrażaniu automatyzacji procesów księgowych. W swojej pracy skupia się na kompleksowym wsparciu klienta oraz zapewnieniu jak najwyższej jakości usług księgowych.