Co kryje się za pojęciem „zaległy urlop”, który ulega przedawnieniu? Czy chodzi o urlop z zeszłego roku, którego nie zdążyliśmy wykorzystać?

Zaległy urlop a przedawnienie: czy tracisz prawo do dni wolnych?

Nie, urlop za zeszły rok można wykorzystać nawet w późniejszym terminie. Zgodnie z art. 291 Kodeksu pracy, który określa przedawnienie się roszczeń ze stosunku pracy, roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Oznacza to, że prawo do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego także się przedawnia.

Urlop, który przysługiwał danemu pracownikowi za 2020 rok, a powinien być udzielony maksymalnie do 30 września 2021 r., przedawni się z dniem 30 września 2024 r. To oznacza też, że zaległy urlop powinien rozpocząć się najpóźniej w dniu 30 września.

Co można stosować w firmie, aby urlopy wypoczynkowe się nie przedawniały?

 W celu uniknięcia przedawnienia się urlopu wypoczynkowego należy:

• tworzyć plany urlopowe i je realizować,
• zachęcać pracowników do korzystania z urlopów w miesiącach o mniejszym natężeniu pracy oraz w dni, w które biznes spowalnia (święta, długie weekendy),
• umożliwiać pracownikom dostęp do danych kadrowych, aby znali swój limit urlopowy i mogli planować kolejne dni wolne.

Praktyka dowodzi, że sytuacje, w których może dojść do przedawnienia się urlopu, następują niezwykle rzadko. Może to nastąpić w wyniku dużego natężenia pracy na stanowisku, które nie ma zastępowalności (głównie stanowiska dyrektorskie w małych firmach).  

Należy pamiętać, że urlop przedawniony to urlop stracony i nie będzie stanowił podstawy do wypłaty ekwiwalentu przy rozwiązaniu stosunku pracy.

Pracodawca ma dwie możliwości skierowania pracownika na urlop:

• W sytuacji kiedy pracownik nie chce wykorzystać urlopu zaległego, pracodawca może wydać polecenie służbowe dotyczące wykorzystania takiego urlopu. W związku z tym pracownik może być skierowany na urlop nawet bez swojej zgody.
• Jeżeli pracownik nie wykorzysta zaległego urlopu, który pracodawca zaleca mu wykorzystać, naraża się na nałożenie kary porządkowej w postaci upomnienia lub nagany za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów prawa pracy. 

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik ma obowiązek wykorzystania udzielonego przez pracodawcę urlopu zaległego.

Pracodawca podlega karze, jeżeli nie udzieli zaległego urlopu pracownikowi na jego wniosek.

Nieudzielenie urlopu zaległego do 30 września stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone sankcją grzywny w wysokości od 1.000 do 30.000 zł. Jeżeli zatem pracodawca nie dopilnuje, aby w pierwszej kolejności wykorzystany został urlop zaległy, naraża się na karę grzywny. Aby to się stało pracownik musi ten fakt zgłosić do Państwowej Inspekcji Pracy.