Utracone wadium nie jest kosztem uzyskania przychodu

Utrata wadium to ryzyko, z którym powinni liczyć się przedsiębiorcy uczestniczący w przetargach. Jeśli utrata wadium będzie skutkiem niedochowania przez nich należytej staranności, stracą oni prawo do zaliczenia kwoty utraconego wadium do kosztów uzyskania przychodu. Takie właśnie wnioski wynikają z najnowszych interpretacji indywidualnych, w szczególności – stanowiska Dyrektora KIS z 6 marca 2026 r. (0111-KDIB1-3.4010.20.2026.1.JKU).

Przypadek utraty wadium w branży budowlanej

Żadnego przedsiębiorcy, w szczególności działającego w branży deweloperskiej lub budowlanej, nie trzeba przekonywać o roli, jaką w procesie inwestycyjnym i budowalnym odgrywają przepisy o zagospodarowaniu przestrzennym i wydawane na ich podstawie akty prawa miejscowego oraz decyzje administracyjne. Sytuacje, do jakich prowadzi nieprzewidywalność w zakresie  możliwości realizacji zamierzonej inwestycji na nieruchomości wywierają skutki nie tylko w sferze prawa administracyjnego, ale także cywilnego i podatkowego. Przekonała się o tym spółka, która wzięła udział w przetargu na zakup komunalnej nieruchomości. W warunkach przetargu określono, że wystawiona na sprzedaż nieruchomość ma pełnić funkcje usługowo-mieszkaniowe, nabywca zaś powinien uzyskać decyzję o warunkach zabudowy.

Wspomniana spółka, po zapłaceniu wadium w wysokości 10% ceny wywoławczej i wzięciu udziału w przetargu, została wyłoniona jako jego zwycięzca. Ostatecznie jednak do zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości nie doszło, a spółka nie zapłaciła pozostałej części ceny. Zdaniem spółki, została ona wprowadzona w błąd przez organ oferujący nieruchomość do sprzedaży. Problematyczne okazały się dwa elementy ogłoszenia o przetargu. Po pierwsze, w ogłoszeniu tym niejednoznacznie przedstawiono przeznaczenie nieruchomości, po drugie – opierając się na warunkach zabudowy dla sąsiedniej nieruchomości, spółka liczyła na określenie takich samych warunków dla nabywanej parceli, co wedle jej wiedzy – uzyskanej już po wygraniu przetargu – miało nie nastąpić. Władze spółki, w poczuciu, że zostały oszukane przez organizatora przetargu, odmówiły podpisania umowy sprzedaży. Co więcej, powołując się na wady oświadczenia woli (działanie pod wpływem błędu – art. 84 § 1 i 2 w z art. 88 § 1 Kodeksu cywilnego), zażądały zwrotu wniesionego wadium.

Spółka zdecydowała się również na zaskarżenie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego uchwały właściwego organu o ogłoszeniu przetargu, a wobec oddalenia skargi – wniesienia skargi kasacyjnej do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Po oddaleniu skargi kasacyjnej, spółka pogodziła się z zaistniałą sytuacją, uznając wadium za trwale utracone.

Utrata wadium a koszty uzyskania przychodu w CIT

Definitywna utrata wadium sprawiła, że spółka rozważała ujęcie kwoty utraconego wadium w rozliczeniu podatkowym. W tym celu zdecydowała się wystąpić do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej. Spółka – jako podatnik CIT – zmierzała do ustalenia, czy wydatek w postaci utraconego wadium może, w zaistniałym stanie faktycznym, stanowić koszt uzyskania przychodu w CIT, a jeśli tak, to w którym roku podatkowym: w roku faktycznej zapłaty wadium, tj. w 2021 r. czy też w 2024 r., czyli w roku, w którym zarząd wnioskodawcy uznał, że nastąpiła trwała utrata wpłaconego wadium.

W ocenie spółki wnioskującej o interpretację wartość utraconego wadium może być uznana za koszt uzyskania przychodu, a uwzględnienie tej kwoty nastąpić powinno w rozliczeniu za rok 2024. Podatnik przedstawił na rzecz takiej tezy trzy argumenty:

1. Z interpretacji podatkowych wynika, że wydatki poniesione w celu uczestnictwa w przetargu (takie jak wpłata wadium) mogą być kosztami uzyskania przychodu, „jeśli są racjonalnie uzasadnione gospodarczo i mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą”.
2. Stanowiska wyrażane w ostatnich latach przez Dyrektora KIS oraz starsze orzecznictwo NSA przemawiają za przyjęciem, że dopuszczalne jest zaliczenie utraconego wadium do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli utrata wadium nie wynikała z zawinionego działania podatnika lub braku należytej staranności po jego stronie.
3. Ustawodawca nie wyłączył wprost wydatków na utracone wadium z kosztów uzyskania przychodu w katalogu zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Skoro więc w przedmiotowej sprawie – jak wywodziła spółka – utrata wadium nastąpiła w wyniku okoliczności niezależnych od podatnika (który działał pod wpływem błędu), będzie dopuszczalne zaliczenie wadium do kosztów uzyskania przychodu w CIT.

Należyta staranność podatnika a utracone wadium

Podejścia tego nie podzielił jednak Dyrektor KIS, który zakwestionował prezentowaną przez spółkę ocenę wydarzeń poprzedzających utratę wadium, uznając że: „Wszystkie okoliczności podane we wniosku, które „usprawiedliwiają” poniesienie wydatku stanowią jedynie konsekwencję nienależytego postępowania Spółki”. Warto w tym miejscu przytoczyć kluczowy fragment uzasadnienia:

„To, co stoi natomiast na przeszkodzie do przyjęcia, iż wydatki poniesione na utracone wadium stanowią podatkowy koszt uzyskania przychodu jest brak wypełnienia przesłanki związanej z celowością wydatku, nakierowaniem go na osiągnięcie, zachowanie, albo zabezpieczenie źródła przychodu. Należy mieć bowiem na uwadze, iż „celowy” wydatek to przede wszystkim ten, który racjonalnie przyczynia się do osiągnięcia przychodu, ewentualnie zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Działania podatnika muszą mieć zatem charakter pozytywny, wpływający na przychód podatkowy. Nie mogą to być wydatki, których przyczyną poniesienia jest niewłaściwe postępowanie podatnika”.

Organ zdecydował się na rozwinięcie tej tezy, podkreślając że:

„Brak staranności w prowadzeniu własnych spraw nie może aktualizować prawa do pomniejszenia podstawy opodatkowania. Przyjęcie takiego założenia prowadziłoby do sytuacji, w ramach której część odpowiedzialności za brak należytej staranności w prowadzeniu działalności gospodarczej przejmowałby na siebie Skarb Państwa poprzez zmniejszenie wysokości przysługującej mu daniny. Nie można bowiem na Skarb Państwa przerzucać ryzyka gospodarczego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą”.

Kiedy utracone wadium można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

O ile w omówionym przypadku za przyczyną utraty wadium mogły faktycznie stać pochopne decyzje biznesowe, o tyle w obrocie gospodarczym nie należą do rzadkości sytuacje, w których utrata wadium będzie skutkiem okoliczności obiektywnych. Dyrektor KIS dopuszcza wtedy zaliczenie utraconego wadium do kosztów uzyskania przychodu w CIT. Przykład takiej, korzystnej dla podatników, wykładni dostarcza interpretacja indywidualna z 29 stycznia 2025 roku (0114-KDIP2-1.4010.704.2024.1.PK). Podatnik z branży maszynowej i projektowej występujący w przetargu organizowanym na podstawie Prawa zamówień publicznych utracił wadium w związku z niedopełnieniem formalności, których nie mógł dopełnić ze względu na awarię platformy zapewniającej podpis kwalifikowany. Dyrektor KIS uznał, że podatnik w takiej sytuacji ma prawo do rozpoznania kosztu podatkowego.

Jak można zauważyć, o dopuszczalności zaliczenia utraconego wadium do kosztów uzyskania przychodu decydują okoliczności, w jakich doszło do utraty wadium. Przed ustaleniem, czy zaliczyć utracone wadium do kosztów uzyskania przychodu należy przeanalizować daną sytuację, aby ustalić, czy faktycznie podatnik dochował należytej staranności w procedurze przetargowej.

Doradztwo dla podatników CIT: wsparcie Arena Advisory

Doświadczeni specjaliści Arena Advisory wspierają przedsiębiorców w analizie skutków podatkowych ich działalności gospodarczej. Więcej o zakresie naszych usług przeczytają Państwo [tutaj].

Autor publikacji: