Spóźnione faktury w KSeF bez obowiązku korekty deklaracji JPK_VAT

Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF podatnicy mogą spotkać się z sytuacją, w której ich dostawca wystawi i prześle fakturę poza systemem, mimo że powinien udokumentować transakcję fakturą ustrukturyzowaną.

Prawo do odliczenia VAT z faktury wystawionej poza KSeF

Kluczowe wątpliwości podatników w tego typu stanach faktycznych dotyczyły dotychczas wpływu takiego uchybienia na prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktury otrzymanej w nieprawidłowej formie. W tym zakresie wyklarowało się już jednak jednoznaczne stanowisko Dyrektora KIS, zgodnie z którym samo wystawienie faktury poza KSeF (wbrew obowiązkowi) nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia podatku naliczonego (tak przykładowo w interpretacjach indywidualnych o sygn. 0114-KDIP1-1.4012.89.2026.1.AWY czy 0114-KDIP1-1.4012.54.2026.2.MKA). Stanowisko to znalazło swoje odzwierciedlenie także w zaktualizowanym Podręczniku KSeF 2.0 (część II).

W wyżej wskazanych stanowiskach wskazano bowiem (i słusznie), że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad odliczania VAT po stronie nabywcy. Nadal decydujące znaczenie mają przesłanki materialne, a nie elementy formalne takie jak sposób wystawienia dokumentu. Faktura wystawiona poza KSeF może więc zostać przez nabywcę ujęta w JPK i stanowić podstawę do odliczenia wynikającego z niej podatku. W takiej sytuacji – zgodnie z ministerialną Broszurą informacyjną dot. struktury JPK_VAT z deklaracją – faktura taka powinna zostać dodatkowo opatrzona oznaczeniem „BFK”.

Co w przypadku późniejszego otrzymania faktury w KSeF?

Powyższe rozważania nie rozstrzygnęły jednak praktycznego problemu dotyczącego skutków ewidencyjnych sytuacji, w której podatnik najpierw otrzymuje fakturę poza KSeF, rozlicza ją w JPK_VAT, a później ta sama faktura zostanie przez dostawcę wystawiona w KSeF i uzyskuje numer KSeF. Powstaje pytanie, czy w takim przypadku trzeba wracać do już złożonej deklaracji, aby dopisać numer identyfikujący fakturę w KSeF i usunąć oznaczenie „BFK” (jako, że faktura taka nie jest już fakturą w formie papierowej / elektronicznej).

Dyrektor KIS w interpretacjach indywidualnych z 30 grudnia 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-1.4012.1057.2025.3.KOM, 0114-KDIP1-1.4012.1055.2025.3.MŻ oraz 0114-KDIP4-2.4012.939.2025.3.WH odniósł się do tego zagadnienia na tle dwóch przedstawionych przez wnioskodawców zdarzeń przyszłych.

Pierwsze dotyczyło przypadku, w którym dostawca mimo obowiązku stosowania KSeF wystawia i przekazuje nabywcy fakturę poza systemem w formie papierowej albo elektronicznej, a dopiero później wystawia tę samą fakturę w KSeF. Drugi z kolei dotyczył sytuacji, w której dostawca przekazuje fakturę poza KSeF, powołując się na tryby offline lub awaryjne, jednak nabywca otrzymuje dokument w zwykłej postaci papierowej albo elektronicznej, bez oznaczeń pozwalających jednoznacznie stwierdzić, że faktura została wystawiona w reżimie KSeF, w szczególności bez kodu QR. Dodatkowo wnioskodawca w treści ww. interpretacji wprost wskazał, że nie może wykluczyć, iż okoliczności, na które powołuje się dostawca, w rzeczywistości w ogóle nie wystąpiły.

W obu ww. sytuacjach wnioskodawca zakładał, że na moment sporządzenia i złożenia JPK_VAT z deklaracją będzie dysponować wyłącznie fakturą papierową albo elektroniczną wystawioną poza KSeF, a więc dokumentem bez numeru KSeF. Z tego powodu zamierzał ująć go w ewidencji z oznaczeniem „BFK”, bo właśnie ono odpowiada stanowi faktycznemu znanemu podatnikowi na dzień złożenia ewidencji.

Dyrektor KIS potwierdził prawidłowość takiego podejścia. Wprost wskazał, że obowiązek wykazywania numeru KSeF powinien być oceniany według informacji dostępnych podatnikowi na moment składania deklaracji za dany okres rozliczeniowy. Jeżeli więc w tym momencie podatnik posiadał wyłącznie fakturę otrzymaną poza systemem i ujął ją z oznaczeniem „BFK”, to późniejsze wystawienie i udostępnienie w KSeF faktury ustrukturyzowanej dotyczącej tej samej transakcji nie powoduje samo w sobie obowiązku korekty wcześniej złożonej deklaracji VAT wyłącznie po to, aby uzupełnić numer KSeF i usunąć oznaczenie „BFK”.

Trzeba jednak bardzo wyraźnie zwrócić uwagę na szczegóły zdarzenia przyszłego, na tle którego organ zajął to stanowisko. Dyrektor KIS w istocie sprowadził sytuację opisaną przez wnioskodawcę, a więc przypadek, w którym dostawca powołuje się na tryby offline lub awaryjne do sytuacji otrzymania zwykłej faktury papierowej albo elektronicznej wystawionej poza KSeF – z punktu widzenia odbiorcy faktury te sytuacje są bowiem w skutkach analogiczne. W takiej sytuacji nabywca dysponuje bowiem po prostu zwykłą fakturą nieustrukturyzowaną, którą prawidłowo ujmuje z oznaczeniem „BFK”. Bez znaczenia pozostaje samo tłumaczenie dostawcy, że działał w trybie offline24 albo w trybie offline – w warunkach niedostępności systemu, skoro z punktu widzenia odbiorcy dokument nie ma cech właściwych dla faktury wystawionej w tych reżimach. Jeżeli więc taka „zwykła” faktura zostanie później wprowadzona do KSeF i otrzyma numer, nie powstaje obowiązek korekty JPK_VAT wyłącznie w celu jego uzupełnienia.

Broszura MF przewiduje też sytuacje wymagające korekty

Z Broszury MF wynika jednak, że inaczej należy oceniać przypadki, w których dostawca rzeczywiście wystawia fakturę w trybie offline24 albo w trybie offline – w warunkach niedostępności systemu, a dokument jest odpowiednio oznaczony zgodnie z wymogami, w tym zawiera właściwe kody QR.

W takiej sytuacji można argumentować, że nie mamy już do czynienia ze „zwykłą” fakturą, którą należałoby opatrzeć oznaczeniem „BFK”, lecz z dokumentem, który powinien być ujmowany według zasad właściwych dla oznaczenia „DI”. Jak bowiem wynika z Broszury MF, oznaczenie „DI” stosuje się do dokumentów innych niż faktura, dla których istnieje obowiązek wystawienia za pośrednictwem KSeF, a także do faktur wystawionych w trybie offline24 albo offline – w okresie niedostępności systemu, które na dzień przesłania ewidencji nie mają jeszcze nadanego numeru identyfikującego w KSeF.

Broszura wyraźnie wskazuje, że po uzyskaniu numeru KSeF dla dokumentu wystawionego w trybie offline 24 lub offline – w okresie niedostępności systemu oznaczonego jako „DI” podatnik powinien skorygować ewidencję przez wprowadzenie tego numeru. W takim przypadku więc późniejsze nadanie numeru KSeF będzie prowadzić do obowiązku korekty JPK_VAT.

W praktyce więc decydujące znaczenie ma jakim dokumentem podatnik dysponował na dzień składania ewidencji oraz jakie informacje miał w tym momencie do swojej dyspozycji. Jeżeli posiadał „zwykłą” fakturę papierową lub elektroniczną wystawioną poza KSeF, bez cech pozwalających zakwalifikować ją jako dokument inny niż faktura lub fakturę wystawioną w trybie offline24 albo offline – w okresie niedostępności systemu (reżim oznaczenia „DI”), to może ją ująć z oznaczeniem „BFK” i nie ma obowiązku późniejszego korygowania ewidencji tylko dlatego, że po złożeniu deklaracji otrzymał ją w KSeF.

Autorzy publikacji: