Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma teleinformatyczna umożliwiająca przedsiębiorcom wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Platforma służy również do analizy i kontroli wystawionych za jej pośrednictwem faktur. Wejście w życie przepisów dot. KSeF przyspieszy po stronie przedsiębiorców procesy związane z obiegiem dokumentów finansowych. Wymusi także cyfrową rewolucję w zakresie rozliczeń podatkowych i księgowych. Pierwotny plan przewidywał, że czynni podatnicy VAT będą musieli wdrożyć system od 1 lipca 2024 r., a pozostali podatnicy zwolnieni z VAT od 1 stycznia 2025 r. Jednak ustawą z 9 maja 2024 r., która zmienia ustawę o podatku od towarów i usług, przesunięto termin wprowadzenia tych zmian na 1 lutego 2026 r. Ustawa oczekuje na rozpatrzenie przez Senat.
Obecnie natomiast zakończono szerokie konsultacje publiczne, w których przedstawiono propozycje zmian mających wpływ na elastyczność i skuteczność funkcjonowania systemu.
Propozycje zmian w KSeF:
Jeden termin dla wszystkich podatników – nowe przepisy
Krajowy System e-Faktur dla wszystkich podatników (zarówno podatników VAT czynnych, jak i podatników zwolnionych z VAT) zostanie wprowadzony jednocześnie. Termin wejścia w życie nowych przepisów przesunięto na dzień 1 lutego 2026 r. Dotyczy to również obowiązków, takich jak konieczność podawania numeru KSeF przy płatnościach za e-faktury, nawet jeśli płatność jest dokonywana w mechanizmie podzielonej płatności, oraz wymogu stosowania KSeF przy fakturach wystawianych z kas rejestrujących. Ponadto, odpowiednio przesunięto również terminy odroczenia kar za wystawianie faktur poza KSeF wbrew obowiązkowi ciążącemu na podatniku.
Ministerstwo Finansów zapowiedziało projekt nowych regulacji, które będą przewidywać dwa terminy wejścia w życie obowiązku stosowania KSeF:
- 1 lutego 2026 r. w przypadku podmiotów, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT w poprzednim roku podatkowym przekroczy 200 mln zł;
- 1 kwietnia 2026 r. w przypadku pozostałych podatników.
Okres przejściowy trybu offline
Dla wszystkich podatników, w okresie przejściowym, zaplanowano wprowadzenie możliwości wystawiania faktur według wzoru właściwego dla faktury ustrukturyzowanej. Faktury te powinny dodatkowo zawierać kod QR i będą mogły być przekazywane bezpośrednio nabywcom spoza KSeF. Docelowo podatnik będzie jednak musiał przesłać taki dokument do KSeF następnego dnia roboczego po ich wystawieniu.
Faktury konsumenckie i samoidentyfikacja nabywcy
Planowane jest wprowadzenie możliwości wystawiania e-faktur również na osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, tzw. faktur konsumenckich. Konsument będzie miał dostęp do e-faktury poprzez kod QR lub dane identyfikacyjne w KSeF.
Uregulowana ma zostać kwestia samoidentyfikacji nabywcy zwolnionego z VAT. Nabywca będący podatnikiem zwolnionym z podatku VAT lub wykonującym wyłącznie czynności zwolnione z podatku VAT, będzie podawał swój numer VAT lub – jeżeli nie został zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony – numer NIP.
Faktury za media, usługi telekomunikacyjne i inne faktury zbiorcze
Dopuszczono możliwości przesyłania do KSeF załączników do faktur za media, usługi telekomunikacyjne i faktur zbiorczych dokumentujących sprzedaż paliwa.
KSeF a certyfikaty do kodów QR
Zaproponowano możliwość wcześniejszego generowania i pobierania certyfikatów wystawcy faktur, co pozwoli podatnikom na wystawianie faktur w przypadku awarii lub niedostępności KSeF. Korzystanie z certyfikatu wystawcy, jest niezbędne do opatrzenia faktury kodem QR.
Okres przejściowy dla podatników „wykluczonych cyfrowo”
Podatnicy „wykluczeni cyfrowo” będą mieli możliwość kontynuowania wystawiania faktur w dotychczasowej formie przez okres przejściowy. Muszą jednak spełnić kilka warunków:
- Wartość brutto żadnej z wystawionych faktur nie może przekroczyć 450 zł w danym miesiącu,
- Suma sprzedaży wraz z podatkiem udokumentowana takimi fakturami nie przekroczy w danym miesiącu 10 000 zł.
Dodatkowe zmiany zaproponowane w projekcie związane z KSeF:
Przesunięcie wejścia w życie wyłącznie elektronicznej obsługi WIS, WIA, WIP, WIT
Przewidziano przesunięcie na 1 lutego 2026 r. terminu wejścia w życie wyłącznie elektronicznej obsługi spraw dotyczących:
- wiążących informacji stawkowych (WIS),
- wiążących informacji akcyzowych (WIA),
- wiążących informacji o pochodzeniu (WIP),
- wiążących informacji taryfowych (WIT).
Likwidacja obowiązku integracji kas rejestrujących z terminalami płatniczymi
Planowane zmiany przewidują rezygnację z obowiązku integracji kas rejestrujących z terminalami płatniczymi. Oznacza to, że obowiązek integracji kas rejestrujących z terminalami płatniczymi zostanie zniesiony. W związku z tym wprowadzono bezterminowy obowiązek raportowania danych dotyczących transakcji płatniczych przez agentów rozliczeniowych.
Autorzy:
Zespół doradztwa podatkowego
Karol specjalizuje się w doradztwie podatkowym w zakresie podatku od towarów i usług. Brał udział w licznych przeglądach podatkowych z zakresu VAT. Uczestniczył także w projektach dotyczących m.in. rozliczenia podatku VAT w przypadku transakcji łańcuchowych oraz kalkulacji i odliczenia podatku VAT. Brał udział w licznych projektach z zakresu bieżącego doradztwa.
Karol zajmuje się również doradztwem w zakresie podatku CIT, w ramach, którego realizował projekty dotyczące rozliczania podatku u źródła. Przykładem są przeglądy dotyczące transakcji pod kątem opodatkowania wypłat podatkiem u źródła, czy sporządzanie procedur należytej staranności w zakresie poboru podatku u źródła.
Karol zdobywał doświadczenie w polskich i międzynarodowych spółkach doradztwa podatkowego oraz w kancelariach prawnych.
Zespół doradztwa podatkowego
Magda specjalizuje się w zagadnieniach związanych z bieżącym doradztwem podatkowym w zakresie podatku CIT, PIT oraz VAT, a także rozliczaniem ulg podatkowych.
Doświadczenie zawodowe Magdy w zakresie podatku VAT obejmuje m.in udział w przeglądach podatkowych oraz projektach związanych z kalkulacją. Zajmuje się również odliczeniem podatku VAT w projektach dotyczących transakcji łańcuchowych. W zakresie podatku CIT realizuje projekty dotyczące rozliczeń podatku u źródła, czy projekty dotyczące ulg podatkowych tj. ulga B+R, IP BOX, ulga na ekspansje. Autorka artykułów prasowych o tematyce podatkowej.
Magda zdobywała swoje doświadczenie w kancelariach prawnych.