KSeF a stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej – kluczowe wnioski z objaśnień MF z 28 stycznia 2026 r.

Ministerstwo Finansów opublikowało 28 stycznia 2026 r. objaśnienia podatkowe dotyczące zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD) na terytorium Polski w kontekście obowiązku wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dokument ten ma fundamentalne znaczenie dla podmiotów zagranicznych prowadzących działalność w Polsce, jak również dla polskich podatników współpracujących z kontrahentami zagranicznymi.

Celem objaśnień jest uporządkowanie wątpliwości, które w praktyce mogą przesądzać o tym, czy dany podatnik jest zobowiązany do stosowania KSeF, czy też może pozostać przy dotychczasowych zasadach fakturowania. Dotyczy to zarówno polskich sprzedawców, którzy współpracują z podmiotami zagranicznymi, jak i właśnie samych podmiotów zagranicznych, które mogą mieć wątpliwości co do tego, czy nowy obowiązek ich obejmie.

Kiedy KSeF jest obowiązkowy dla podmiotów zagranicznych?

Z objaśnień jednoznacznie wynika, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF dotyczy nie tylko podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej w Polsce, ale również tych podmiotów zagranicznych, które:

• nie mają siedziby w Polsce,
• posiadają jednak na terytorium Polski stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej,
• a to SMPD uczestniczy czynnie w dostawie towarów lub świadczeniu usług, za które wystawiana jest faktura.

Jeżeli którykolwiek z powyższych warunków nie jest spełniony, obowiązek korzystania z KSeF co do zasady nie powstaje, a wystawianie faktur w systemie ma charakter fakultatywny.

SMPD – pojęcie autonomiczne i jego znaczenie w KSeF

Ministerstwo Finansów podkreśla, że na potrzeby KSeF nie wprowadzono odrębnej definicji SMPD. Oznacza to, że przy jego identyfikacji należy posługiwać się definicją wynikającą z przepisów unijnych oraz utrwalonego orzecznictwa TSUE. Warto podkreślić, że samo rozporządzenie Rady (UE) ma już 15 lat, a w tym okresie polska praktyka interpretacyjna dotycząca SMPD przechodziła cyklicznie metamorfozy, stąd w obiegu funkcjonują dziesiątki, a może i setki interpretacji indywidualnych oceniających zasadność rozpoznania SMPD w najróżniejszych okolicznościach.

Jak wynika z utartej praktyki i samych objaśnień MF, SMPD występuje wyłącznie wtedy, gdy łącznie spełnione są trzy przesłanki:

1. istnienie odpowiedniego zaplecza personalnego i technicznego,
2. struktura umożliwiająca samodzielne wykonywanie czynności opodatkowanych,
3. wystarczająca stałość tej struktury.

Szczególnie istotne jest podkreślenie, że samo posiadanie polskiego numeru VAT nie przesądza o istnieniu SMPD, podobnie jak samo istnienie oddziału, biura czy nieruchomości. W praktyce natomiast każda z przesłanek wymaga osobnej analizy. Przykładowo, brak własnych pracowników nie oznacza jeszcze braku utworzenia SMPD, jeżeli zagraniczny podatnik może posługiwać się wynajętym personelem i wydawać mu wiążące polecenia. Z kolei – wedle objaśnień – realizacja pojedynczego zlecenia nie przesądza o wypełnieniu przesłanki dotyczącej stałości – niemniej, zaangażowanie np. w realizację projektu budowlanego o takiej stałości już może świadczyć.

Czynne a bierne SMPD – kluczowe rozróżnienie

Jednym z najważniejszych elementów objaśnień jest wyraźne rozróżnienie pomiędzy:

• biernym SMPD, które umożliwia jedynie odbiór lub wykorzystywanie usług (np. funkcje administracyjne, marketingowe, księgowe),
• czynnym SMPD, które realnie uczestniczy w realizacji dostaw towarów lub świadczeniu usług.

Tylko czynne uczestnictwo SMPD w transakcji skutkuje obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF. Jeżeli struktura w Polsce wykonuje wyłącznie czynności pomocnicze, nawet przy znacznym stopniu organizacyjnym, KSeF nie jest obligatoryjny. Mogą to być przypadki związane z obsługą reklamacji i pełnieniu przez SMPD funkcji marketingowych – a zatem angażujące zasoby ludzkie i techniczne nie biorące aktywnego udziału w dostawie samych towarów. Co więc istotne – nawet jeśli podatnik zagraniczny utworzy w Polsce SMPD nie oznacza to automatycznie, że powinien wystawiać i otrzymywać faktury za pośrednictwem KSeF.

Brak obowiązku formalnej weryfikacji statusu kontrahenta zagranicznego

Istotnym uproszczeniem dla polskich podatników jest stanowisko wyrażone w objaśnieniach przez MF, zgodnie z którym sprzedawca nie ma obowiązku prowadzenia pogłębionej analizy, czy jego zagraniczny kontrahent posiada SMPD w Polsce. W praktyce podatnik może opierać się na:

• oświadczeniach kontrahenta,
• numerze VAT, którym posługuje się nabywca,
• braku informacji sugerujących istnienie SMPD.

Takie podejście ogranicza ryzyko przenoszenia odpowiedzialności za błędną kwalifikację SMPD na sprzedawcę. Jest to jeden z najważniejszych punktów objaśnień, dzięki niemu bowiem z pewnością ograniczona zostanie ilość wniosków o interpretacje indywidualne, za pomocą których podatnicy będą chcieli formalnie rozstrzygnąć potencjalne wątpliwości. Szczególnie dotyczy to polskich podatników, którzy mając sporadyczną styczność z podmiotami zagranicznymi będą w stanie w łatwy i szybki sposób potwierdzić zakres własnych obowiązków w zakresie fakturowania.

Udostępnianie faktur zagranicznym nabywcom

Objaśnienia potwierdzają również, że w przypadku nabywców zagranicznych:

• niemających siedziby ani SMPD w Polsce,
• albo posiadających SMPD, które nie uczestniczy w transakcji,

sprzedawca zobowiązany jest udostępnić fakturę w sposób uzgodniony z nabywcą, a więc poza KSeF (np. e-mail, PDF, faktura papierowa). KSeF w takim przypadku pełni wyłącznie funkcję systemu wystawienia, a nie kanału doręczenia faktury.

Ochrona wynikająca z objaśnień – ale z istotnymi zastrzeżeniami

Zastosowanie się do objaśnień podatkowych zapewnia podatnikom ochronę przewidzianą w Ordynacji podatkowej. Ochrona ta nie ma jednak charakteru bezwzględnego – nie przysługuje m.in. w przypadku:

• nadużycia prawa,
• zastosowania klauzuli przeciwko unikaniu opodatkowania,
• uzyskania nienależnej korzyści podatkowej.

Zastosowanie się natomiast do objaśnień przez podatników działających w dobrej wierze nie powinno wywołać żadnych negatywnych skutków prawnych, stąd ich waga w obszarze KSeF będzie niezwykle istotna.

Wnioski praktyczne dla podatników

Opublikowane objaśnienia pokazują, że KSeF nie jest wyłącznie projektem technologicznym, lecz narzędziem silnie powiązanym z oceną modelu biznesowego podatnika. W praktyce oznacza to konieczność:

• przeanalizowania roli polskich struktur w grupach międzynarodowych,
• uporządkowania zakresu kompetencji personelu w Polsce,
• weryfikacji, czy polskie zasoby faktycznie uczestniczą w transakcjach sprzedażowych,
• upewnienia się, czy wydane już wcześniej interpretacje indywidualne dotyczące zarówno SMPD, jak i samego fakturowania z udziałem podmiotów zagranicznych utrzymają swój walor ochronny.

Dla wielu podmiotów zagranicznych objaśnienia te będą impulsem do przeglądu struktur operacyjnych i podatkowych, zanim KSeF stanie się systemem powszechnie obowiązkowym. Z kolei dla polskich podatników to lektura obowiązkowa, o ile wśród swoich kontrahentów identyfikują podmioty zagraniczne o niejasnym dla siebie statusie w kontekście utworzenia SMPD w kraju.

Autor publikacji: