Faktura – Kompendium wiedzy o fakturach

22. 02. 2024
Aktualności firmowe,Artykuły,Księgowość

Faktura w świecie biznesu odgrywa kluczową rolę, stanowiąc podstawowy dokument potwierdzający transakcje handlowe. W artykule tym skupimy się na kluczowych aspektach faktur sprzedażowych zapewniając kompleksowy przegląd informacji niezbędnych do ich zrozumienia i efektywnego wykorzystania. Opowiemy o wszystkim co musisz wiedzieć o fakturach.

Faktura sprzedażowa

faktura krajowa VAT – standardowa faktura dokumentująca transakcję w obrocie gospodarczym. Wystawiamy ją przy dokonaniu sprzedaży w ustawowym terminie.

faktura VAT marża

Faktura VAT marża to szczególny rodzaj faktury stosowany przy:

  • świadczeniu usług turystycznych,
  • dostawie towarów używanych, na przykład samochodów, laptopów, telefonów,
  • dostawie przedmiotów kolekcjonerskich i antyków,
  • dostawie dzieł sztuki.

Procedura VAT marża może dotyczyć tylko towarów używanych, nabytych od:

  • osób fizycznych, które nie są podatnikami VAT,
  • podatników VAT zwolnionych (zwolnienia przedmiotowe – art. 43 ust. 1 pkt 2 Ustawy o VAT lub zwolnienia ze względu na wysokość sprzedaży do 200 tys. zł),
  • podatników VAT, jeżeli dostawa tych towarów podlegała procedurze VAT marża.

Jest to korzystna faktura, ponieważ podatek VAT obliczamy od marży, a nie od całej transakcji.

– faktura proforma – jest to faktura, która nie podlega księgowaniu. Potocznie możemy ją nazwać jako ofertą lub wyceną usług albo zaproszeniem do transakcji

– faktura zaliczkowa

Faktura taka dokumentuje zaliczki, zadatki i przedpłaty

Wystawia się ją, jeśli otrzymasz przynajmniej część zapłaty od nabywcy, przed dokonaniem:

  • sprzedaży,
  • dostawy towarów, lub wykonania wykonaniem usługi,
  • sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju,
  • sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju.

Po zakończeniu transakcji należy wystawić fakturę końcową. Jeśli faktura zaliczkowa była wystawiona na całość transakcji, wówczas nie trzeba wystawić końcowej, chociaż dla przejrzystości dokumentowanie- warto wystawić nawet końcową na zero.

– faktura końcowa – wystawia się ją do faktury zaliczkowej, można nazwać ją fakturą rozliczeniową po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi. Jeśli zaliczka nie obejmowała całej zapłaty, w tej fakturze ujmuje się wartości całego zamówienia pomniejszając fakturę o kwoty już otrzymane.

– faktura korygująca – Art. 106j ust. 1 ustawy o VAT określa sytuacje, w których podatnik jest zobligowany do wystawienia faktury korygującej. Wśród nich należy wyróżnić trzy grupy – zmniejszające podstawę opodatkowania, zwiększające podstawę opodatkowania i stwierdzające inne pomyłki.

– rachunek lub faktura – wystawiana gdy podatnik  nie jest zarejestrowany do obowiązku VAT

Jakie są terminy wystawiania faktur?

Fakturę wystawia się nie wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonanie usługi, ale nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę. Przy czym to ogólna zasada, mająca wiele wyjątków.

Należy tutaj podkreślić datę wystawienia faktury oraz datę sprzedaży. Jeśli dokonaliśmy sprzedaży 20 maja, a w fakturę wystawiamy 15 czerwca to data sprzedaży to 20 maja, a data wystawienia faktury 15 czerwca. Taka faktura podlega księgowaniu pod datą sprzedaży.

Przychód podatkowy a umorzenie zobowiązania

W świetle powyższego przepisu, uznaje się każdą anulowaną wierzytelność za przychód podatkowy. Kiedy wierzytelność staje się wymagalna i zostaje umorzona przez kontrahenta, wartość tej wierzytelności stanowi przychód podatkowy dla spółki. Aby uznać coś za przychód podatkowy, konieczne jest faktyczne zwiększenie majątku, które ma wymiar finansowy w wyniku umorzenia lub przedawnienia istniejącego zobowiązania.

Co powinna zawierać faktura?

Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje,
  • imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (w przypadku transakcji UE – VAT-UE),
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary lub usługi,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  • kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem,
  • informację o zastosowanych procedurach- metoda kasowa, samo fakturowanie, mechanizm podzielonej płatności, procedura marża.

Kiedy występuje obowiązek podatkowy przy wystawieniu faktury?

Obowiązek podatkowy to moment ujęcia danej transakcji w Księgach i odprowadzenie należnego podatku. Zasady ogólne VAT wskazują obowiązek podatkowy w dacie sprzedaży lub dacie otrzymania części lub całości zapłaty. Warto również przeanalizować umowę z kontrahentem, gdzie może być podana data wykonania usługi.

W przypadku świadczenia usług w trybie ciągłym i powtarzalnym, należy wystawić fakturę w danym okresie rozliczeniowym. Np. usługi zarządzania organizacją z podpisaną umową na czas nieokreślony- fakturę powinno się wystawiać co miesiąc, o ile umowa nie ma innych zapisów.

Stawki podatku VAT

Zawsze gdy świadczymy usługi lub dokonujemy dostawy towarów, podlegamy pod obowiązek VAT. Jeśli nie przekraczamy przychodu 200tyś w skali roku, wówczas możemy być zwolnieniu z obowiązku rozliczania VAT. To zwolnienie nie przysługuje gdy świadczymy usługi prawnicze, doradcze, jubilerskie,  ściągania długów albo sprzedajemy części do pojazdów samochodowych i motocykli, przez internet komputery, kosmetyki jak również nowe środki transportu. Lista jest długa, zatem jeśli chcemy korzystać ze zwolnienia, należy przeanalizować przepisy podatkowe w tym zakresie.

Podstawowe stawki VAT:

  • 23%- podstawowa stawka podatku,
  • 8%- stosowana do wybranych towarów i usług np. rośliny, usługi gastronomiczne, niektóre obiekty budowlane, dostawa sprzętu medycznego, usługi transportu osobowego,
  • 5%- stosowana do większości produktów spożywczych,
  • 0%- stosowana przede wszystkim dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz eksportu towarów lub usług transportu międzynarodowego,
  • Zw- stosujemy w przypadku usług takich jak edukacja, wynajem nieruchomości na cele mieszkaniowe długoterminowe, usługi medyczne.

W przypadku sprzedaży towarów lub świadczenia usług, każdorazowa należy sprawdzić w przepisach podatkowych odpowiednią stawkę VAT.

Rozliczanie faktury w obcej walucie

Jeśli chcemy rozliczyć fakturę w walucie innej niż PLN, wówczas możemy wystawić taką fakturę, przy czym rozliczenie podatku VAT musi się zawsze odbyć w polskich złotych- w takiej fakturze wykazujemy podatek VAT w PLN.

Dodatkowo faktura może być w języku obcym wystawiona, oczywiście z zastosowaniem polskich przepisów. Dobrym rozwiązaniem jest wystawienie faktury dwujęzycznej.

Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej przelicza się na złote według zasad stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Przeliczenia dokonuje się według kursu średniego NBP:

  • na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego (co do zasady obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi),
  • na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury, jeśli faktura została wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego.

Zasady korygowania faktur

W przypadku, gdy po wystawieniu faktury okazało się, że należy zmienić warunki transakcji, wówczas dokonuje się tego poprzez wystawienie faktury korygującej.

Wystawienie korekty jest zatem niezbędne, gdy po wystawieniu faktury:

  • podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie;
  • dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
  • dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
  • stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Faktura korygująca musi zawierać wyraz „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA” oraz przyczynę korekty.

Aby móc zaksięgować fakturę korygującą potrzebna jest dokumentacja potwierdzająca ustalenie z nabywcą warunków wystawienia takiej faktury lub potwierdzenie przyjęcia faktury przez kontrahenta.

Anulowanie faktury

Jest to wyjątkowa sytuacja. Przepisy podatkowe wskazują tryb korekty, jako ten właściwy. Natomiast praktyka gospodarcza przewiduje możliwość anulowania faktury. Może dojść do sytuacji gdy z rozpędu wystawimy fakturę, która nie powinna być wystawiona- nie wiedzieliśmy, że kontrahent się rozmyślił i nie doszło do transakcji. Anulowanie faktury polega na dodaniu adnotacji „anulowano dnia, podpis”. Taka faktura nie może zostać zaksięgowana w żadnej ewidencji księgowej.

Faktura do paragonu

Faktura uproszczona do 450zł – Jeżeli sprzedawca dokonuje sprzedaży na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro brutto (jeżeli kwota ta określona jest w euro) dokumentowanej paragonem fiskalnym zawierającym NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane ustawą (faktura uproszczona), to nie będzie mógł z tytułu tej sprzedaży wystawiać dla nabywcy kolejnej faktury. W takiej sytuacji sprzedawca musi odmówić nabywcy wystawienia zwykłej faktury. Jedna sprzedaż nie może bowiem być dokumentowana dwoma fakturami (fakturą uproszczoną – paragonem z NIP, oraz fakturą zwykłą).

Kiedy wystawiamy duplikat faktury?

Może zdarzyć się tak, że wysłaliśmy do kontrahenta fakturę i została przez niego zgubiona lub nie dotarła. Wówczas mamy możliwość wystawienia faktury duplikat, wpisując datę bieżącą jako data wystawienia duplikatu

Faktura najczęstsze błędy

  • brak faktury,
  • błędna data sprzedaży, gdy wystawiamy na początku następnego miesiąca,
  • faktura wystawiona poza terminem ustawowym,
  • błędna stawka VAT,
  • błędna kwota faktury,
  • brak wykazania podatku VAT w PLN.

Nota korygująca – kiedy powinna zostać wystawiona?

Nota korygująca powinna zostać wystawiona, jeśli błąd dotyczy elementów opisowych faktury, czyli na przykład:

  • źle wpisany adres nabywającego bądź sprzedawcy,
  • niewłaściwy NIP,
  • błędnie podana data sprzedaży, odbioru, terminu płatności,
  • w przypadku zakupu paliwa – niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu,
  • złe oznaczenie towaru lub usługi.

Mechanizm podzielonej płatności

W mechanizmie podzielonej płatności (MPP), płatność za nabyty towar lub usługę odbywa się tak, że wartość sprzedaży netto wpłacasz jako nabywca na rachunek rozliczeniowy dostawcy lub rozliczasz w inny sposób. Natomiast pozostałą zapłatę, która odpowiada kwocie VAT z faktury, wpłacasz na specjalny rachunek bankowy dostawcy – rachunek VAT. MPP dotyczy wszystkich przedsiębiorców w Polsce, niezależnie od tego, czy jesteś mikroprzedsiębiorcą, małą, średnią czy dużą firmą. Od 1 listopada 2019 r. MPP jest obowiązkowy dla faktur powyżej 15 tys. zł brutto, które dotyczą tzw. towarów i usług wrażliwych określonych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. W przypadku pozostałych transakcji MPP pozostaje dobrowolny. Obowiązkowy MPP dotyczy płatności za: paliwa, stal, wyroby stalowe, złom, odpady, metale szlachetne (np. złoto, srebro) i nieszlachetne (np. miedź), folię stretch, tablety, smartfony, konsole, usługi budowlane, części i akcesoria do pojazdów silnikowych, węgiel i produkty węglowe, maszyny i urządzenia elektryczne oraz ich części i akcesoria.

W jakich przypadkach faktura musi zawierać dodatkowe dane?

  • metoda kasowa,
  • samofakturowanie,
  • odwrotne obciążenie,
  • procedura VAT marża,
  • wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów i świadczenie usług dla kontrahenta z UE.

Faktura – konsekwencje błędów

Konsekwencje wynikające z ustawy o VAT – wystawienie faktury VAT z opóźnieniem nie będzie niosło za sobą negatywnych skutków podatkowych, o ile podatnik wskaże dane zobowiązanie w rozliczeniu za miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy VAT. Mogą wystąpić odsetki podatkowe jeśli dojdzie do niedopłaty zobowiązania podatkowego za dany okres.

Konsekwencje karne – Kodeks karny skarbowy (dalej kks). Zgodnie z art. 54 kks podatnik, który uchylając się od opodatkowania, nie ujawnia właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania, przez co naraża Skarb Państwa na uszczuplenie w podatku, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych. Z kolei, gdy podatnik nie wystawi faktury, ale uwzględni ją w pliku JPK_V7 i rozliczy podatek należny z tytułu dokonanej transakcji, wówczas będzie go dotyczył art. 62 § 1 kks. Przepis ten stanowi, że każdy, kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Autor:

Magdalena specjalizuje się w optymalizacji procesów, współpracy dla obszaru księgowego z uwzględnieniem specyfiki programów księgowych, zarządzeniem oddziałem i zespołami księgowymi. Wspierała klientów w procesach controlingowych oraz audytach. Posiada również doświadczenie we wdrażaniu i automatyzacji procesów księgowych.
Magdalena podczas swojej kariery zdobyła doświadczenie zarówno w korporacjach jak i w biurach rachunkowych.
Absolwentka Wydziału Ekonomicznego w Lubelskiej Szkole Wyższej im. Króla Władysława Jagiełły w Lublinie. Ukończyła także Zarządzanie Zasobami Ludzkimi oraz Rachunkowość i Podatki w Wyższej Szkole Handlu i Finansów Międzynarodowych im. Fryderyka Skarbka w Warszawie. Ukończyła także podyplomowe studia
z Rachunkowości na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II w Lublinie.

NEWSLETTER