Podatek u źródła - jak uzyskaliśmy ponad milion złotych zwrotu?

Po raz kolejny eksperci Arena Tax z sukcesem uzyskali zwrot podatku u źródła, gdzie kwoty zwrotu to milion i więcej złotych. „Podatek u źródła” (ang. Withholding Tax, WHT) to zryczałtowany podatek dochodowy, pobierany od przychodów uzyskanych na terytorium Polski przez osoby fizyczne i prawne nieposiadające w Polsce siedziby, miejsca zamieszkania ani zakładu. W Polsce podatek u źródła ma zastosowanie m.in. do przychodów z dywidend, odsetek oraz należności licencyjnych. Jest pobierany, a następnie wpłacany przez płatników – polskich przedsiębiorców dokonujących wypłaty określonych należności. Proces odzyskiwania tego podatku jest złożony i wymaga znacznego zaangażowania – od starannej analizy dokumentacji, przez precyzyjne przygotowanie, po przestrzeganie rygorystycznych terminów.

Co mówią przepisy dotyczące mechanizmu Pay & Refund a jaka jest praktyka?

Z dniem 1 stycznia 2022 r. wszedł w życie obowiązek stosowania mechanizmu Pay & Refund (P&R) w zakresie podatku u źródła (WHT). Dotyczy on wypłat dywidend oraz należności, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT. Chodzi m.in. o odsetki, należności licencyjne z tytułu praw autorskich czy znaków towarowych.

Obowiązek ten ma zastosowanie do wypłat dokonywanych na rzecz podmiotów powiązanych, jeżeli łączna kwota takich wypłat na rzecz danego odbiorcy przekroczy 2 mln zł w ciągu roku podatkowego.

Mechanizm Pay & Refund polega na tym, że płatnik musi pobrać i odprowadzić podatek u źródła według stawki ustawowej, a dopiero później możliwe jest ubieganie się o jego zwrot. Zwrot przysługuje, jeśli na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub przepisów ustawy o CIT podatnik miałby prawo do zwolnienia lub zastosowania niższej stawki.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli istnieje prawo do preferencyjnego opodatkowania, podatek trzeba najpierw zapłacić, a dopiero potem odzyskać. To wiąże się z dodatkowymi obowiązkami, kosztami i ryzykiem opóźnień.

Od tej zasady istnieją jednak wyjątki – mechanizmu P&R nie trzeba stosować, w przypadku:

złożenia przez płatnika oświadczenia potwierdzającego spełnienie warunków i posiadanie dokumentów niezbędnych dla skorzystania z preferencyjnej stawki lub zwolnienia (formularz WH-OSC),
uzyskania opinii o możliwości skorzystania ze zwolnienia lub preferencyjnej stawki podatku (tzw. opinia WHT).

Choć przepisy te obowiązują formalnie od 2022 r., ich stosowanie nadal budzi wiele praktycznych wątpliwości – w szczególności w zakresie odpowiedzialności płatnika, terminów zwrotu podatku oraz wymogów dokumentacyjnych.

Część polskich płatników, zobowiązanych do stosowania mechanizmu Pay & Refund, zdecydowała się na składanie oświadczeń WH-OSC. Oświadczenie trzeba złożyć najpóźniej do końca drugiego miesiąca po miesiącu, w którym wypłaty dla jednego podatnika przekroczyły 2 mln zł.

Druga grupa płatników to podmioty, które złożyły wniosek o wydanie opinii o stosowaniu zwolnienia lub preferencyjnej stawki podatku. Wystąpienie o opinię nie jest jednak rozwiązaniem idealnym w każdej sytuacji. Opinią należy dysponować przed dokonaniem wypłaty należności, a proces jej uzyskania może być czasochłonny. Tuż po wprowadzeniu przepisów dotyczących mechanizmu Pay and Refund, proces uzyskania opinii w niektórych przypadkach przekraczał jeden rok.

Pozostaje jednak duża grupa płatników, którzy nie skorzystali z żadnej z ww. opcji i musieli dokonać wpłaty podatku zgodnie ze stawką podstawową, a kolejno wystąpić do Lubelskiego Urzędu Skarbowego z wnioskiem o zwrot wpłaconego podatku (wspomniany mechanizm Pay & Refund). Zespół Arena Tax wspiera swoich klientów w przygotowaniu skutecznych wniosków zwrotowych i w ostatnim czasie pomógł Klientowi odzyskać łącznię ponad milion złotych wpłaconego podatku u źródła.

Jak odzyskaliśmy podatek u źródła w mechanizmie Pay & Refund?

Odzyskanie podatku u źródła w mechanizmie Pay & Refund okazało się procesem złożonym i wymagającym. Sam fakt, że odbiorcą należności była spółka matka z zagranicy, nie wystarczał. Konieczne było wykazanie, że za tą strukturą stały realne działania gospodarcze oraz że spełnione były warunki formalne i materialne do zastosowania zwolnienia z podatku.

Efekt

Finalnie, na podstawie złożonego wniosku i dodatkowych wyjaśnień, organ podatkowy przyznał zwrot podatku w pełnej wnioskowanej kwocie. Cały proces – od momentu analizy do uzyskania zwrotu trwał około 4 miesięcy.

Drugim etapem naszych prac było zbudowanie u Klienta stabilnego procesu zarządzania podatkiem u źródła na przyszłość, o czym piszemy poniżej.

Co zrobili eksperci?

Na początku zespół ekspertów zapoznał się z przedstawionym przez Klienta zagadnieniem i przeprowadził analizę, czy wystąpił obowiązek wpłaty podatku u źródła. Ponieważ termin na złożenie oświadczenia WH-OSC upłynął, mechanizm Pay & Refund musiał zostać zastosowany.

Eksperci dokonali oceny, czy w świetle okoliczności faktycznych możliwe będzie skuteczne ubieganie się o zwrot podatku. „Zanurkowaliśmy” w strukturę spółki – wskazaliśmy, co musi zostać wykazane i upewniliśmy się, że Klient posiada odpowiednie dokumenty, w tym na przykład certyfikaty rezydencji, opisy działalności gospodarczej, dokumentów grupowych itd.

Jak to zrobiliśmy?

Na podstawie zebranych danych przygotowaliśmy kompletny wniosek o zwrot podatku u źródła wraz z załącznikami i uzasadnieniem. Wnioskowana kwota dotyczyła wypłat dokonanych na rzecz spółki z siedzibą na Łotwie, które przekroczyły próg 2 mln zł.

W kluczowym etapie przygotowania wniosku skupiliśmy się nie tylko na stronie prawnej, ale także na dokładnym i zrozumiałym przedstawieniu działalności gospodarczej prowadzonej przez Klienta oraz jego spółkę matkę. Uwzględniliśmy możliwe pytania organu i przygotowaliśmy odpowiedzi z wyprzedzeniem.

Zgodnie z przewidywaniami, organ podatkowy skierował wezwanie do złożenia dodatkowych dokumentów. Dzięki wcześniejszemu przygotowaniu i sprawnej współpracy z Klientem, udało się szybko i skutecznie odpowiedzieć na wezwanie, przekazując kompletny zestaw informacji uzupełniających.

Wyzwania projektowe

Głównym wyzwaniem przy realizacji projektu okazało się skompletowanie dokumentacji w sposób, który jednoznacznie potwierdzałby spełnienie przesłanek do skorzystania ze zwolnienia z podatku u źródła. Choć katalog warunków zwolnienia wynika z przepisów, nie istnieje zamknięta lista dokumentów uznawanych przez organy podatkowe za wystarczające jako dowody potwierdzające prawo do skorzystania ze zwolnienia. O sukcesie przesądziła nie tylko wysoka responsywność Klienta, ale także doświadczenie zespołu doradczego, który już na początku współpracy określił, jakie materiały będą niezbędne, a jakie mogą być pomocne na wypadek pogłębionej weryfikacji.

W toku przygotowań istotnym ryzykiem okazała się konieczność udowodnienia, że zagraniczny podmiot rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą w kraju swojej rezydencji – samo posiadanie certyfikatu rezydencji nie wystarczało. W przypadku postępowań zwrotowych dodatkową trudność stanowią niejednolite oczekiwania organów podatkowych co do formy i zakresu dokumentów potwierdzających ekonomiczne uzasadnienie funkcjonowania podmiotu. Poza „podstawowymi” dokumentami za jakie należy uznać certyfikat rezydencji czy oświadczenie „beneficial owner” kluczowe było również odpowiednie przygotowanie sprawozdań finansowych, struktury grupy oraz dokumentacji transakcyjnej w sposób umożliwiający organowi szybkie zrozumienie kontekstu biznesowego.

Dane statystyczne pokazują, że Lubelski Urząd Skarbowy, który rozpatruje większość wniosków o zwrot podatku u źródła w Polsce, stosuje rygorystyczne podejście do weryfikacji dokumentacji. W 2024 roku ponad 11,2 % rozpatrzonych wniosków o zwrot zakończyło się wydaniem decyzji odmawiającej zwrotu podatku. Wzrastająca liczba decyzji negatywnych wskazuje na coraz większą skrupulatność organów podatkowych oraz rosnące oczekiwania co do jakości składanej dokumentacji. To potwierdza, że nawet formalnie poprawny wniosek może nie być wystarczający do uzyskania zwrotu podatku, jeśli nie zostanie właściwie uzasadniony ekonomicznie i dowodowo.

Przewaga konkurencyjna Arena Tax

Wsparcie zespołu w procesie odzyskania podatku u źródła, w tym konsultacje uwzględniające specyfikę działania przedsiębiorstwa oraz rodzaj wypłacanych należności, uświadomiło Klientowi zasady związane z funkcjonowaniem podatku u źródła. Eksperci zaplanowali także działania długofalowe na przyszłość, tj.:

opracowanie procedur wewnętrznych zapewniających prawidłowe dokumentowanie wypłat i stosowanie mechanizmu Pay & Refund,
wdrożenie systemu monitorowania terminów składania oświadczeń i wniosków,
szkolenia dla działu finansowego z zakresu najnowszych wymogów oraz dobrych praktyk,
bieżące wsparcie w kontaktach z organami podatkowymi,
audyty i przeglądy dokumentacji w celu minimalizacji ryzyka odmowy zwrotu w przyszłości.

Takie kompleksowe podejście pozwoliło Klientowi nie tylko odzyskać podatek, ale również zbudować stabilny proces zarządzania podatkiem u źródła na przyszłość.

Zespół projektowy dedykowany do uzyskania zwrotu podatku u źródła

Zespół zajmujący się w Arena Advisory postępowaniami podatkowymi w tym zagadnieniami WHT składający się z doświadczonych doradców podatkowych i radców prawnych, wykazał się kompleksowym podejściem do zagadnienia. Prace bezpośrednio prowadzone były przez Dawida Zarębskiego wraz z zespołem, to właśnie ich zaangażowanie, mobilizacja i dbałość o szczegóły były kluczowe dla osiągnięcia tego wyniku.

Współpraca z Arena Tax

Jeśli Państwa przedsiębiorstwo opłaca podatek WHT, rozważa uzyskanie zwrotu tego podatku lub długofalowe uproszczenie tego procesu, zapraszamy do współpracy. Prosimy o wypełnienie formularza kontaktowego na naszej stronie. Zaproponujemy skuteczne rozwiązania.